Consultant Zoho à Mont-Royal

Nous ne sommes pas une agence web qui « fait aussi du CRM ». Nous sommes des techniciens informatiques qui opèrent Zoho One au quotidien. Pour une PME de Mont-Royal, la différence est concrète : la personne qui configure votre système est celle qui le fera fonctionner, le corrigera et le fera évoluer dans deux ans. Nuagix est partenaire Zoho Premium depuis 2019 et cumule plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.

Le contexte d’affaires à Mont-Royal

Ville de Mont-Royal compte environ 21 000 habitants et occupe une position singulière sur l’île de Montréal : c’est une municipalité enclavée, entourée par Montréal, avec un secteur résidentiel réputé et, surtout, un important secteur industriel et commercial le long de la voie ferrée et du boulevard Décarie. Cette zone d’emploi accueille des entreprises dont le marché est toute la région métropolitaine, et bien souvent au-delà.

Le tissu d’affaires y est donc double. D’un côté, des commerces et des services professionnels qui desservent une clientèle locale aisée et exigeante. De l’autre, des PME industrielles, techniques et de distribution installées dans le secteur d’emploi, qui profitent d’un accès exceptionnel aux autoroutes et au centre-ville.

Deux caractéristiques distinguent les projets informatiques ici. D’abord le bilinguisme : à Mont-Royal, une entreprise travaille couramment avec des clients et des employés dans les deux langues, et un système qui ne gère qu’une seule langue crée du travail manuel à chaque document envoyé. Ensuite la proximité du marché métropolitain : le cycle de vente est rapide, la concurrence est à dix minutes, et la vitesse de réponse à une demande compte plus qu’ailleurs.

Enfin, beaucoup d’entreprises du secteur sont des PME familiales de deuxième ou troisième génération, avec une clientèle fidèle et des façons de faire éprouvées. Le défi n’est pas de les convaincre qu’un système serait utile : c’est de construire un système qui respecte leurs méthodes plutôt que de leur imposer celles d’un logiciel.

Les secteurs de Mont-Royal que nous connaissons

Les exemples qui suivent décrivent des types d’entreprises que nous servons réellement dans le secteur. Nous ne publions pas les noms de nos clients, mais nous pouvons vous nommer des références en rencontre Zoom.

Les services automobiles et les ateliers spécialisés

Les ateliers d’esthétique automobile, de débosselage sans peinture et de services spécialisés ont un modèle où le véhicule compte autant que le client. Nous créons un module pour les véhicules, relié au client, avec l’historique des interventions, les photos avant-après et les montants. Zoho Bookings permet au client de réserver lui-même dans vos plages disponibles, ce qui enlève une bonne partie des appels entrants. Pour les travaux facturés à un assureur, la trace documentaire et les photos se constituent au fil de l’intervention au lieu d’être rassemblées après coup.

La construction, la rénovation et les entrepreneurs

Les entrepreneurs qui travaillent dans le secteur résidentiel haut de gamme de Mont-Royal et des quartiers voisins vivent de soumissions détaillées et de clients exigeants. Le pipeline de Zoho CRM se construit autour des versions de soumission : quelle révision est la plus récente, quelle marge elle contient, à quelle date elle devient caduque. La soumission se fait signer dans Zoho Sign sans impression. Les licences RBQ, les attestations et les preuves d’assurance se rattachent au dossier, avec leur date d’expiration et un avis avant échéance.

Le coaching, le conseil et les services professionnels

Les cabinets de coaching d’affaires, de conseil et de services professionnels vendent du temps et de l’expertise. Leur difficulté est rarement la vente : c’est l’administration autour, soit les ententes à faire signer, les séances à planifier, les heures à facturer. Nous configurons Zoho Bookings pour que les clients réservent eux-mêmes, Zoho Sign pour les ententes et Zoho Books pour la facturation. Zoho Projects suit les mandats et les heures, de sorte que le propriétaire voit l’écart entre les heures vendues et les heures faites avant la fin du mandat plutôt qu’après.

La distribution, la technologie et le commerce B2B

Les entreprises de distribution et de technologie installées dans le secteur d’emploi, y compris dans le domaine pharmaceutique et des produits spécialisés, ont un modèle où le compte récurrent compte plus que la vente ponctuelle. Zoho Inventory gère les stocks, les listes de prix par type de client et les commandes récurrentes, pendant que Zoho CRM garde le fil des personnes-ressources, qui changent plus souvent que les entreprises. Pour les comptes institutionnels qui exigent des bons de commande et des conditions particulières, nous configurons le circuit d’approbation afin que rien ne sorte sans la trace documentaire requise.

À quoi ressemble un mandat à Mont-Royal

Un mandat commence par une rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais. Nous n’y faisons pas de démonstration de logiciel : nous suivons le trajet réel d’une demande chez vous, depuis le moment où le client vous écrit ou vous téléphone jusqu’au moment où la facture est encaissée. Ce trajet révèle presque toujours deux ou trois endroits où le même renseignement est saisi deux fois.

Dans les 48 heures ouvrables, vous recevez un plan écrit : la portée du projet, les applications visées, l’échéancier par étape et le budget. C’est le document avec lequel vous décidez. S’il ne vous convient pas, vous ne devez rien. S’il vous convient, il devient le cahier des charges du mandat.

Dans une entreprise établie avec des méthodes éprouvées, nous commençons toujours par comprendre ce qui fonctionne déjà bien avant de proposer quoi que ce soit. L’objectif n’est pas de changer vos façons de faire, c’est d’enlever les saisies en double. Pour une PME de 5 à 15 employés, Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines.

Les applications que nous déployons à Mont-Royal

Zoho One réunit une cinquantaine d’applications sous une seule licence. Nous n’en déployons jamais cinquante, seulement celles qui répondent à un besoin nommé.

Zoho CRM pour les clients, les occasions d’affaires et les soumissions, avec des modules personnalisés pour vos objets propres : véhicules, équipements, projets.
Zoho Books pour la facturation et la comptabilité, avec la TPS et la TVQ et les documents dans les deux langues.
Zoho Bookings pour que vos clients réservent eux-mêmes dans vos plages disponibles.
Zoho Inventory pour les stocks, les listes de prix par client et les commandes récurrentes.
Zoho Desk pour le service à la clientèle, l’après-vente et les garanties.
Zoho Sign pour faire signer soumissions et contrats sans impression ni numérisation.
Zoho Projects pour les mandats, les phases et les heures.

Nous ne proposons pas Zoho Creator. Et nous le disons avant le début du projet : Zoho FSM, l’application d’intervention terrain, n’est pas incluse dans Zoho One. Si votre besoin l’exige réellement, c’est une licence distincte à budgéter.

Consultant Zoho ou agence web : la différence à Mont-Royal

Montréal compte beaucoup d’agences web qui offrent « l’implantation de CRM » en complément du site web et de la publicité, et la concurrence y est plus dense qu’ailleurs au Québec. Elles font du bon travail de création. La différence tient à ce qui arrive après la livraison.

Une agence conçoit, livre, et passe au mandat suivant : c’est le modèle d’affaires normal du design et de la communication. Un opérateur reste dans le système. Nous ouvrons les mêmes écrans que vous, nous voyons passer les mêmes erreurs d’intégration, nous recevons le même avis quand une automatisation cesse de fonctionner. Quand vous appelez dans dix-huit mois parce qu’un employé arrive et qu’il faut lui créer un profil et des règles de visibilité, la personne au bout du fil sait déjà comment votre système est construit : c’est elle qui l’a construit.

La seconde différence est la portée. La valeur de Zoho One se trouve dans les liens entre les applications, et ces liens exigent de comprendre la comptabilité, les taxes, les droits d’accès et la circulation réelle des documents, pas seulement l’interface du CRM. Un CRM mal branché sur la facturation crée plus de travail qu’il n’en enlève, parce que l’information existe désormais à deux endroits sans se parler.

Nos prix, publiés

Nous publions nos prix parce que c’est la première question que tout le monde se pose.

149 $ l’heure pour la consultation, la configuration, la formation et le soutien.
Licences Zoho One : 50 $ par utilisateur par mois pour l’ensemble de la suite.
Rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais, pour cadrer le besoin.
Plan écrit dans les 48 heures ouvrables, avec portée, échéancier et budget.

Un mandat d’implantation de Zoho CRM pour une PME de 5 à 15 employés se situe généralement entre 25 et 60 heures selon la complexité des données à migrer et le nombre de processus à automatiser. Un déploiement bilingue complet, avec les gabarits de documents dans les deux langues, se situe un peu plus haut. Le plan écrit donne le chiffre pour votre cas.

Comment se déroule un mandat

Nous travaillons en rencontres Zoom et par écrit. C’est un choix assumé : la rencontre virtuelle se planifie dans la semaine plutôt que dans le mois, elle permet de partager les écrans du système au moment même où on en parle, et elle n’oblige personne à perdre une heure dans le trafic de la Décarie. Vous réservez vous-même le moment qui vous convient dans notre calendrier.

Chaque étape se termine par un écrit : ce qui a été configuré, ce qui reste à faire, ce qui attend une décision de votre part. Vous n’avez jamais à deviner où en est le projet.

Loi 25 et protection des renseignements

La Loi 25 s’applique à toute entreprise du Québec qui détient des renseignements personnels, ce qui inclut la liste de vos clients et les dossiers de vos employés. Elle exige de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, de tenir un registre des incidents de confidentialité, d’obtenir un consentement clair avant de recueillir certaines données et de pouvoir les détruire sur demande.

Un CRM mal configuré est un passif à cet égard : tout le monde voit tout, rien n’est journalisé, personne ne sait combien de temps les données sont conservées. Nous configurons les profils et les rôles dans Zoho pour que chaque personne voie ce dont elle a besoin, nous activons l’hébergement dans le centre de données canadien de Zoho, et nous documentons les durées de conservation. Pour les entreprises qui échangent des renseignements avec des clients ou des fournisseurs à l’extérieur du Québec, nous documentons aussi ces flux, parce que la Loi 25 l’exige.

Pourquoi Nuagix pour votre projet Zoho à Mont-Royal

Partenaire Zoho Premium depuis 2019, un statut qui ouvre un canal de soutien direct auprès de Zoho quand un problème dépasse la configuration.
Prix Sales Achievement aux Zoho Partner Awards 2024.
Plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.
Une équipe humaine d’adjointes virtuelles, Alter ego par Nuagix, fondée par Carole Tousignant, pour les entreprises qui ont besoin de bras en plus du système.
Des déploiements bilingues : interface, gabarits de documents et communications automatisées dans les deux langues.
Conformité Loi 25 intégrée à la configuration plutôt qu’ajoutée après.

La prochaine étape

Si vous dirigez une PME à Mont-Royal ou dans le secteur d’emploi Décarie et que votre information est éparpillée entre des chiffriers, une boîte de courriels et un logiciel qui ne parle à rien, la première étape ne coûte rien et prend 30 minutes. Réservez une rencontre Zoom avec André Martin au moment qui vous convient. Vous en sortirez avec un portrait clair de ce qui est faisable et de ce que ça coûte, que vous décidiez ou non d’aller plus loin.

Questions fréquentes

Notre clientèle et nos employés sont en partie anglophones. Zoho fonctionne-t-il dans les deux langues?

Oui, et c’est une configuration de base plutôt qu’une option coûteuse. L’interface de travail peut être en français pour une partie de l’équipe et en anglais pour l’autre, chacun selon son profil. Les documents envoyés aux clients, soit les soumissions, les factures, les confirmations et les courriels automatisés, existent dans les deux langues, et le système choisit selon la préférence enregistrée dans la fiche du client. Pour une entreprise de Mont-Royal, dont la clientèle est souvent mixte, c’est généralement une des premières choses que nous configurons.

Nous avons plusieurs points de service ou plusieurs succursales. Tout le monde dans le même système?

Oui, et les droits d’accès se définissent par profil et par rôle : un employé d’un point de service voit ses dossiers, un gestionnaire voit l’ensemble, et le propriétaire obtient les rapports consolidés. C’est un des cas où la valeur du système apparaît le plus vite, parce que les chiffres d’un point de service cessent de dépendre de quelqu’un qui envoie un chiffrier à la fin du mois. Zoho Books gère la facturation pour l’ensemble, avec la ventilation par succursale.

Nous sommes un atelier de service automobile. La vente, le rendez-vous et l’historique du véhicule peuvent-ils tenir ensemble?

Oui, et c’est un bon exemple de module personnalisé. On crée un module pour les véhicules, relié au client, avec l’historique des interventions, les photos avant-après et les montants. Zoho Bookings permet au client de réserver lui-même dans vos plages disponibles, ce qui enlève une bonne partie des appels. Quand il revient deux ans plus tard, vous voyez immédiatement ce qui a été fait sur ce véhicule. Pour les travaux facturés à un assureur, la trace documentaire se constitue au fur et à mesure.

Pouvez-vous nommer des entreprises de Mont-Royal ou de l’île de Montréal qui travaillent avec vous?

En rencontre Zoom, oui. Nous ne publions pas la liste de nos clients sur le site, par respect pour eux, mais André Martin peut vous nommer des références dont le secteur et la taille ressemblent aux vôtres, et vous mettre en contact lorsque le client y consent. C’est généralement plus utile qu’une page de logos.

Combien de temps avant que ce soit fonctionnel?

Pour une PME de 5 à 15 employés, Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines. Ce délai comprend la configuration, l’importation de vos données existantes, la formation de l’équipe et une période d’accompagnement pendant laquelle nous corrigeons ce qui ne colle pas à votre réalité. Les projets qui touchent plusieurs applications se déroulent par phases, et la première phase respecte le même ordre de grandeur.