Guide de transition CentrixOne vers Zoho

This guide is also available in English.

Votre CRM CentrixOne a été migré vers Zoho One par Nuagix. Vos données sont en place, vos processus aussi : ce guide sert à retrouver rapidement, dans Zoho, ce que vous faisiez dans CentrixOne.

Ce qui a été transféré dans Zoho :

les comptes et les contacts, avec leurs champs personnalisés
les opportunités, avec leurs stades de vente
les tâches et les notes rattachées aux fiches, si vous les avez fournies à notre équipe
les documents, si vous les avez fournis à notre équipe
les formulaires, si nous avions accès à votre compte CentrixOne ou si vous nous avez fourni un lien public vers le formulaire (ou toute autre forme qui permet de le reproduire)
les automatisations
les modèles de courriel et les gabarits de campagnes

Lisez la table d’équivalences en premier, gardez le reste sous la main pendant les deux premières semaines. Aucune connaissance technique n’est requise.

Table d’équivalences

Ce tableau répond à la question la plus fréquente : « où est passé mon…? »

Dans CentrixOne	Dans Zoho	Ce qui change pour vous
Contact	Zoho CRM › Contacts	Le contact reste une personne. Les prospects non qualifiés peuvent aller dans le module Pistes (Leads), qui n’existait pas dans CentrixOne.
Compte	Zoho CRM › Comptes	Le compte est une société, avec ses contacts rattachés. Comme dans CentrixOne, le contact est lié à son compte : les données de la société ne sont pas recopiées sur chaque contact.
Opportunité	Zoho CRM › Transactions (Deals)	Même chose, autre nom. Cherchez « Transactions » dans le menu.
Étiquettes (stades de vente)	Étapes du pipeline	Vos stades ont été reproduits. Ils s’affichent en colonnes dans la vue Kanban.
Liste (ou « script »)	Étiquettes CRM + listes Zoho Campaigns	Un contact peut être dans plusieurs listes, comme avant. La segmentation d’envoi se fait dans Campaigns.
Tâche	Zoho CRM › Tâches	Zoho ajoute les rappels et la synchronisation avec le calendrier.
Note	Zoho CRM › Notes	Les notes apparaissent dans le fil d’activité de la fiche.
Document	Pièces jointes CRM ou Zoho WorkDrive	Les gros volumes de documents vivent dans WorkDrive.
Courrielleur	Zoho Campaigns	Application distincte du CRM, reliée à vos contacts.
Gabarit de courriel	Modèles de courriel Zoho CRM (envoi individuel) ou modèles Campaigns (envoi de masse)	Deux endroits selon l’usage. C’est la distinction la plus importante à retenir.
Variables de personnalisation (champs de profilage)	Champs de fusion	La syntaxe change, les modèles ont été retraduits.
Automatisation	Workflows Zoho CRM (+ Blueprint ou Zoho Flow selon le cas)	Refaites à neuf, pas copiées. Certaines sont plus riches qu’avant.
Formulaire	Zoho Forms	Application distincte. Le code d’intégration sur votre site Web doit être remplacé par celui de Zoho Forms.
Utilisateur et rôle	Utilisateurs + Rôles + Profils	Zoho sépare le rôle (ce que je vois) du profil (ce que je peux faire). CentrixOne combinait les deux.
Tableau de bord	Zoho CRM › Rapports et Analytique	Rapports, tableaux de bord et graphiques configurables.

Se connecter et s’orienter

Vous n’entrez plus dans un seul logiciel, mais dans une suite : Zoho One.

Allez à one.zohocloud.ca et connectez-vous avec votre adresse professionnelle.
Activez l’authentification à deux facteurs quand elle vous est proposée. C’est une exigence de sécurité, pas une option.
Le tableau de bord affiche vos applications. Épinglez celles que vous utilisez tous les jours : CRM, Mail, Campaigns, Forms.
Dans le CRM, le menu des modules donne accès à Pistes, Contacts, Comptes, Transactions et Activités.

Trois réflexes de navigation :

La recherche globale (la loupe, en haut) cherche dans tous les modules à la fois. C’est le chemin le plus rapide vers une fiche.
Le bouton + (Créer) ajoute un enregistrement sans quitter la page où vous êtes.
Les éléments récents ramènent aux dernières fiches consultées.

Si un module ne s’affiche pas dans votre menu, c’est votre profil qui le limite : demandez-le à votre administrateur interne.

Comptes et contacts

La logique est la même qu’avant : une société (le compte) regroupe des personnes (les contacts). Comme dans CentrixOne, le contact est simplement lié à son compte : les données de la société restent sur le compte et ne sont pas recopiées sur chaque contact.

Ce que vous faites le plus souvent :

Créer un contact : module Contacts › bouton Créer. Rattachez-le tout de suite à son compte, sinon il reste orphelin.
Voir tout ce qui concerne un client : ouvrez le compte. Les contacts, transactions, tâches, notes et courriels liés sont dans les listes connexes, en bas de la fiche.
Retrouver un groupe de fiches : les vues de liste, en haut à gauche du module, remplacent vos filtres CentrixOne. Créez vos propres vues et marquez-les comme favorites.
Modifier plusieurs fiches à la fois : cochez les lignes, puis Actions › Mise à jour en masse.

Deux nouveautés utiles :

Le module Pistes (Leads) permet de garder les prospects non qualifiés à part de vos clients. Quand une piste devient sérieuse, le bouton Convertir crée d’un coup le compte, le contact et la transaction.
La gestion des doublons (champs uniques et outil de dédoublonnage) aide à éviter les fiches créées en double.

Opportunités et pipeline

Vos opportunités sont devenues des Transactions, et vos étiquettes de stade de vente sont devenues les étapes du pipeline. Vos étapes ont été reprises telles quelles.

Le parcours d’une transaction : Piste → Transaction créée → Étapes du pipeline → Fermée gagnée ou Fermée perdue.

Ce qui change concrètement :

La vue Kanban affiche une colonne par étape. Vous glissez la transaction d’une colonne à l’autre pour la faire avancer : c’est le geste le plus rapide de la semaine.
Chaque étape porte une probabilité de conclusion. Zoho calcule un revenu attendu à partir du montant et de cette probabilité.
La date de fermeture prévue est obligatoire. C’est elle qui alimente les prévisions et les rappels : gardez-la réaliste plutôt que de la laisser filer dans le passé.
Fermer une transaction se fait en choisissant l’étape Fermée gagnée ou Fermée perdue. Indiquez le motif de perte quand on vous le demande : c’est ce qui rendra vos rapports utiles dans six mois.

Tâches, activités et notes

Zoho regroupe tâches, appels et réunions sous Activités. Si vous nous les avez fournies, vos tâches et vos notes ont été rattachées aux mêmes fiches qu’avant.

Créez une tâche depuis la fiche du client plutôt que depuis le module : elle reste ainsi liée au bon compte ou à la bonne transaction.
Le rappel se règle à la création de la tâche. Il arrive par notification et par courriel, selon vos préférences.
Les tâches apparaissent dans votre calendrier Zoho, aux côtés de vos rendez-vous.
Les notes s’ajoutent dans la section Notes de la fiche. Écrivez ce qui s’est dit, pas ce qui est déjà dans les champs.
La chronologie (Timeline) de chaque fiche montre l’historique complet : qui a modifié quoi, quand, et quels courriels ont circulé. C’est votre mémoire d’équipe.

Conseil d’usage : une activité sans prochaine étape planifiée est une relation qui s’éteint. Terminez toujours une tâche en créant la suivante.

Courriels et modèles de courriel

Dans CentrixOne, tout partait du courrielleur. Dans Zoho, le courriel individuel et l’envoi de masse sont deux outils distincts.

Ce que vous voulez faire	Où aller	Modèle à utiliser
Écrire à un client, depuis sa fiche	Zoho CRM › section Courriels de la fiche	Modèles de courriel CRM
Répondre à un fil de discussion	Zoho Mail ou la section Courriels du CRM	Aucun, ou un modèle CRM
Envoyer à 50, 500 ou 5 000 contacts	Zoho Campaigns	Modèles Campaigns
Envoyer une séquence automatisée	Zoho Campaigns › Automatisation (workflows et répondeurs automatiques)	Modèles Campaigns

Points à retenir :

Reliez votre boîte courriel au CRM (Configuration › Canaux › Courriel). Une fois fait, vos échanges s’affichent automatiquement dans la fiche du client, sans copier-coller.
Vos modèles CRM ont été recréés avec les bons champs de fusion. Ne réécrivez pas les variables à la main : utilisez le sélecteur de champs de l’éditeur.
Le suivi des ouvertures et des clics existe dans les deux outils, mais les statistiques détaillées sont dans Campaigns.
N’envoyez jamais une infolettre depuis le CRM. Le CRM n’est pas fait pour l’envoi de masse : vous nuiriez à la réputation de votre domaine et perdriez la gestion des désabonnements.

Formulaires

Vos formulaires vivent maintenant dans Zoho Forms, une application à part entière plutôt qu’un menu du CRM.

Ce qui a été fait pour vous :

chaque formulaire auquel nous avions accès a été reconstruit champ par champ, avec ses champs obligatoires et ses listes de choix
la réponse crée ou met à jour la fiche dans le CRM, comme avant
le code d’intégration Zoho Forms de chaque formulaire est prêt à être placé sur votre site Web

Ce qu’il vous reste à faire :

Relier les formulaires à votre site Web : remplacez l’ancien code CentrixOne par le code d’intégration Zoho Forms (vous-même ou votre webmestre). Nuagix peut vous fournir le code et vous guider.

Ce que vous pouvez faire vous-même :

Voir les réponses : Forms › le formulaire › Entrées. Elles restent consultables même si la fiche CRM est modifiée ensuite.
Modifier un libellé ou ajouter un champ : l’éditeur fonctionne par glisser-déposer. Un champ ajouté au formulaire doit aussi être relié à un champ du CRM, sinon la donnée reste dans Forms.
Recevoir une alerte à chaque réponse : Paramètres du formulaire › Notifications.

Avant de publier une modification, testez le formulaire une fois et vérifiez que la fiche apparaît bien dans le CRM. Si vous ajoutez des champs, prévenez Nuagix pour que la liaison au CRM suive.

Automatisations

Vos automatisations CentrixOne ont été reconstruites, pas transférées : aucun outil ne les convertit. Elles produisent le même résultat, mais leur mécanique est différente.

Une automatisation Zoho CRM (un « workflow ») se lit en trois temps : Déclencheur (création, modification, date atteinte) → Condition (quelles fiches) → Action (courriel, tâche, mise à jour de champ).

Ce que vous devez savoir :

Où les voir : Configuration › Automatisation › Règles de workflow. Vous pouvez les consulter même sans pouvoir les modifier.
Certaines ont été livrées inactives, volontairement, le temps de valider vos données. Validez-les avec Nuagix, puis activez-les.
Une automatisation modifiée sans validation peut envoyer des courriels en masse par erreur. Passez toujours par votre administrateur interne ou par Nuagix.
Les séquences marketing automatisées ne sont pas ici : elles sont dans l’Automatisation de Zoho Campaigns.

Si une automatisation ne se déclenche pas, notez la fiche concernée, l’heure et le résultat attendu. Ces trois informations suffisent à Nuagix pour diagnostiquer.

Campagnes

Le courrielleur de CentrixOne est remplacé par Zoho Campaigns. Vos listes, vos gabarits et vos consentements ont été repris.

Le déroulement d’un envoi :

Choisir la cible : une liste, ou un segment construit sur des critères CRM (par exemple, tous les clients d’une région sans transaction depuis un an).
Choisir le modèle et l’adapter. Les modèles migrés sont dans la bibliothèque.
Tester : envoyez-vous la campagne à vous-même et vérifiez l’affichage sur téléphone.
Programmer ou envoyer, puis suivre les ouvertures, clics et désabonnements dans les rapports.

Trois règles à ne pas contourner :

Le consentement prime. Vos contacts ont été importés avec leur statut de consentement. N’ajoutez jamais une liste achetée ou ramassée ailleurs : la LCAP (Loi canadienne anti-pourriel) prévoit des sanctions réelles, et la Loi 25 encadre l’usage des renseignements personnels.
Les désabonnements sont automatiques et se répercutent dans le CRM. Ne réinscrivez jamais manuellement une personne désabonnée.
La synchronisation CRM et Campaigns est bidirectionnelle : une correction d’adresse faite dans le CRM se rend dans Campaigns, et inversement. Corrigez à un seul endroit.

Vos douze premiers gestes

À faire dans la première semaine, dans cet ordre.

Me connecter à one.zohocloud.ca et activer l’authentification à deux facteurs
Épingler mes applications : CRM, Mail, Campaigns, Forms
Relier ma boîte courriel au CRM
Vérifier ma signature de courriel
Retrouver mes dix clients principaux et valider leurs coordonnées
Ouvrir la vue Kanban des transactions et vérifier que mes dossiers en cours sont à la bonne étape
Corriger les dates de fermeture prévues qui sont dans le passé
Créer une vue de liste personnalisée (mes comptes, ma région, mon secteur) et la mettre en favori
Envoyer un premier courriel depuis une fiche client, avec un modèle
Installer l’application mobile Zoho CRM
Valider mes workflows avec Nuagix, puis les activer
Relier mes formulaires Zoho Forms à mon site Web

Notez au passage tout ce qui vous semble manquant ou étrange : c’est la matière de votre rencontre de suivi avec Nuagix.

Les pièges de la première semaine

Ce sont les six confusions qui reviennent chez tous ceux qui arrivent de CentrixOne.

Le réflexe CentrixOne	Ce qui se passe dans Zoho	À faire à la place
Créer un contact sans société	Le contact n’apparaît dans aucun compte	Rattacher le contact à son compte dès la création
Écrire le nom d’une société un peu différemment	Un deuxième compte est créé	Chercher avant de créer et vérifier les doublons
Envoyer une infolettre depuis le CRM	Envoi bloqué ou réputation du domaine abîmée	Passer par Zoho Campaigns
Chercher « Opportunités » dans le menu	Introuvable	C’est le module Transactions
Laisser la date de fermeture dans le passé	Les prévisions deviennent fausses	Reporter la date ou fermer la transaction
Modifier une automatisation soi-même	Courriels envoyés par erreur, champs écrasés	Demander la modification à Nuagix

Une règle simple couvre presque tout : si un geste vous demande de recopier une donnée d’un endroit à l’autre, c’est probablement qu’il existe un lien dans Zoho que vous n’avez pas encore trouvé. Posez la question.

Nous joindre

Écrivez à support@nuagix.ca. Pour une question qui mérite une démonstration à l’écran, réservez une rencontre Zoom au moment qui vous convient.

Pour qu’une demande se règle du premier coup, donnez-nous :

le nom de l’application concernée (CRM, Campaigns, Forms…)
le nom exact de la fiche ou du formulaire en cause
ce que vous attendiez et ce qui s’est produit
une capture d’écran, quand c’est visible à l’œil

Vos trois premiers mois sont ceux où les ajustements coûtent le moins cher : signalez-nous ce qui vous ralentit plutôt que de le contourner.