La Loi 25 sur la protection des renseignements personnels et la Loi 96 sur la langue française ont changé les obligations de toutes les entreprises québécoises — y compris dans le choix et la configuration de leurs outils numériques. Voici comment un environnement Zoho One bien implanté soutient votre conformité, et comment Nuagix, partenaire Zoho Premium, le configure pour la réalité québécoise.
Note : Nuagix est un intégrateur technologique, pas un cabinet juridique. Cette page présente de l’information générale; pour un avis sur votre situation, consultez un professionnel du droit.
Loi 25 : vos obligations en bref
- Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et publier ses coordonnées;
- Tenir un registre des incidents de confidentialité et aviser la Commission d’accès à l’information en cas d’incident sérieux;
- Obtenir un consentement clair pour la collecte et l’utilisation des renseignements personnels;
- Encadrer la communication de renseignements hors Québec par une évaluation préalable;
- Répondre aux demandes d’accès, de rectification, de suppression et, depuis 2024, de portabilité des données.
Comment nous configurons Zoho pour soutenir la Loi 25
- Consentements dans Zoho CRM : champs de consentement datés, sources documentées, désabonnements synchronisés avec vos campagnes;
- Contrôle des accès : rôles et profils limitant chaque employé aux seules données nécessaires à son travail;
- Traçabilité : journaux d’audit pour savoir qui a consulté ou modifié quoi, et quand;
- Demandes des personnes concernées : recherche centralisée, export (portabilité) et suppression des renseignements d’un individu;
- Registre des incidents : un processus simple, documenté dans vos outils, pour consigner et traiter tout incident de confidentialité.
Vos données hébergées au Canada
Depuis novembre 2023, Zoho exploite deux centres de données canadiens — à Montréal et à Toronto — avec réplication des données entre les deux sites pour la redondance et la reprise après sinistre. Les nouveaux comptes canadiens y sont hébergés : vos données restent au pays, un avantage majeur pour l’analyse qu’exige la Loi 25 avant toute communication de renseignements hors Québec. Lors de votre implantation, nous nous assurons que votre compte est rattaché au centre de données canadien.
Loi 96 : servir votre clientèle en français
La Loi 96 renforce l’obligation de servir et d’informer votre clientèle en français. Concrètement, dans Zoho, nous configurons : les interfaces en français pour vos équipes, les gabarits de courriels, soumissions et factures en français d’abord, les portails clients et formulaires web en français, et les documents à signer (Zoho Sign) dans la langue de votre client.
TPS/TVQ : une facturation conforme dès le départ
Nous configurons Zoho Books avec la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %), vos numéros d’inscription, les bons traitements par produit ou service, et des factures conformes en français. Votre facturation est arrimée à vos ventes (CRM) et vos rapports de taxes se préparent sans ressaisie.
Questions fréquentes
Zoho est-il conforme à la Loi 25?
La conformité à la Loi 25 s’applique à votre entreprise, pas au logiciel : aucun outil n’est « conforme » en soi. Zoho fournit toutefois les mécanismes nécessaires — gestion des consentements, contrôle des accès, journaux d’audit, chiffrement — et Nuagix les configure pour soutenir vos obligations. Vos pratiques internes complètent le tout.
Mes données Zoho peuvent-elles être hébergées au Canada?
Oui. Depuis novembre 2023, Zoho exploite deux centres de données au Canada, à Montréal et à Toronto, avec réplication entre les deux sites. Les nouveaux comptes canadiens y sont hébergés, ce qui simplifie l’analyse exigée avant toute communication de renseignements personnels hors Québec.
Zoho fonctionne-t-il en français?
Oui. Les interfaces des principales applications Zoho sont offertes en français et nous configurons vos gabarits de courriels, soumissions, factures et portails clients en français d’abord — aligné avec les exigences de la Loi 96 pour servir votre clientèle en français.
Pouvez-vous nous aider à répondre à une demande d’accès ou de suppression?
Oui. Nous structurons vos données dans Zoho pour retrouver rapidement tous les renseignements d’une personne, les exporter (droit à la portabilité) ou les supprimer, et nous pouvons automatiser le suivi de ces demandes avec des échéanciers clairs.
La facturation TPS/TVQ est-elle gérée par Zoho Books?
Oui. Nous configurons Zoho Books avec la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %), vos numéros de taxes, les bons codes par produit ou service, et des factures conformes en français — prêtes pour vos déclarations.
Une implantation pensée pour la réalité québécoise
Plus de 350 implantations depuis 2011 nous ont appris une chose : la conformité se joue dans la configuration initiale, pas après coup. Contactez-nous pour une démonstration gratuite — 450 500-1872 — support@nuagix.ca