Consultant Zoho à Piedmont

Nous ne sommes pas une agence web qui « fait aussi du CRM ». Nous sommes des techniciens informatiques qui opèrent Zoho One au quotidien. Pour une PME de Piedmont, la différence est concrète : la personne qui configure votre système est celle qui le fera fonctionner, le corrigera et le fera évoluer dans deux ans. Nuagix est partenaire Zoho Premium depuis 2019 et cumule plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants. Nos bureaux sont à Prévost, à quelques minutes de Piedmont.

Le contexte d’affaires à Piedmont

Piedmont compte environ 3 000 résidents permanents, ce qui en fait l’une des plus petites municipalités des Pays-d’en-Haut. Son économie ne se mesure pourtant pas à sa population : coincée entre Saint-Sauveur et Sainte-Adèle, traversée par l’autoroute 15, elle accueille des commerces, des ateliers et des entreprises de services dont le marché est toute la région des Laurentides et, bien souvent, la grande région de Montréal.

C’est une particularité qu’on retrouve dans plusieurs municipalités de la vallée de la rivière du Nord : des entreprises installées là pour le cadre de vie et le coût d’exploitation, mais dont les clients sont ailleurs. Un atelier de fabrication, une agence de stratégie ou une firme de design de Piedmont travaille pour des clients de Blainville, de Laval ou de Montréal autant que pour ses voisins.

L’entreprise typique du secteur compte de une à dix personnes. Le propriétaire est à la fois le vendeur, l’exécutant et l’administrateur, et l’administration se fait le soir après une journée de travail. Chaque heure récupérée sur la paperasse n’est pas une économie abstraite : c’est une soirée rendue. C’est aussi pourquoi, dans la région, nous construisons volontairement petit : deux ou trois automatisations utilisées tous les jours valent mieux qu’un grand système que personne n’ouvre.

Enfin, la saisonnalité est réelle. Une bonne partie des entreprises des Pays-d’en-Haut connaît une pointe hivernale ou estivale et des mois plus calmes. Le système doit absorber la pointe sans qu’on ajoute du personnel administratif, et servir, pendant la saison morte, à entretenir la relation avec une clientèle qui ne reviendra que dans six mois.

Les secteurs de Piedmont que nous connaissons

Les exemples qui suivent décrivent des types d’entreprises que nous servons réellement dans le secteur. Nous ne publions pas les noms de nos clients, mais nous pouvons vous nommer des références en rencontre Zoom.

Les ateliers de fabrication sur mesure et les armoires de cuisine

Un atelier qui fabrique des armoires, du mobilier ou des produits sur mesure a un cycle long et très documenté : prise de mesures, plans, choix des finis et des quincailleries, fabrication, livraison, installation. La soumission est révisée deux ou trois fois avant d’être acceptée, et c’est exactement là que les erreurs coûteuses se produisent. Nous construisons un module pour les projets, relié au client et à l’adresse, avec les versions de devis, les dates clés et les photos. Au moment de la pose, l’installateur voit sur son téléphone ce qui a été vendu, dans la bonne version. Zoho Sign fait signer la soumission finale sans impression.

Le design d’intérieur et les services de conception

Les firmes de design d’intérieur mènent plusieurs projets en parallèle, avec des fournisseurs, des échéanciers et des budgets clients à respecter. Pour elles, le cœur du système n’est pas le CRM mais la chaîne complète, de la proposition acceptée jusqu’à la facture payée. Zoho Projects suit les mandats, les phases et les heures, relié à Zoho Books pour la facturation, ce qui règle le problème le plus commun du métier : les heures travaillées qui ne se rendent jamais jusqu’à la facture. Les dépenses refacturables se saisissent au moment où elles arrivent plutôt qu’à la fin du projet.

Le marketing, la stratégie et les agences

Les agences de stratégie et de marketing installées dans les Laurentides vendent du temps et de l’expertise à des clients souvent situés ailleurs. Leur difficulté est rarement la vente : c’est de savoir si un mandat est rentable avant qu’il soit terminé. Nous relions Zoho Projects et Zoho Books pour que les heures saisies alimentent la facturation et que le propriétaire voie en cours de route l’écart entre les heures vendues et les heures faites. Zoho CRM garde le pipeline des propositions, et Zoho Sign fait signer les ententes à distance.

Les entreprises familiales, les commerces et les services de proximité

Piedmont et les municipalités voisines comptent plusieurs entreprises familiales établies de longue date, avec une clientèle fidèle et des méthodes éprouvées. Le défi n’est pas de les convaincre qu’un système serait utile : c’est de construire un système qui respecte leurs façons de faire plutôt que de leur imposer celles d’un logiciel. Nous commençons donc toujours par comprendre ce qui fonctionne déjà bien, et nous ciblons uniquement les saisies en double et les endroits où l’information se perd.

À quoi ressemble un mandat à Piedmont

Un mandat commence par une rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais. Nous n’y faisons pas de présentation : nous regardons comment l’information circule chez vous aujourd’hui, du moment où un client vous écrit ou vous téléphone jusqu’au moment où la facture est payée. Pour une très petite entreprise, ce trajet passe presque toujours par la mémoire du propriétaire à un endroit ou à un autre, et c’est précisément le point faible.

Dans les 48 heures ouvrables, vous recevez un plan écrit : la portée, les applications visées, l’échéancier et le budget. Vous décidez à partir de ce document. S’il ne vous convient pas, vous ne devez rien.

Pour une entreprise de une à dix personnes, un premier mandat est volontairement court et ciblé : deux ou trois automatisations qui enlèvent le plus de travail répétitif, et une formation pour que vous soyez autonome. Nous préférons livrer petit et utile, puis ajouter. Pour une PME de 5 à 15 employés, Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines.

Les applications que nous déployons à Piedmont

Zoho One réunit une cinquantaine d’applications sous une seule licence. Nous n’en déployons jamais cinquante, seulement celles qui répondent à un besoin nommé.

Zoho CRM pour les clients, les projets et les soumissions, avec des modules personnalisés pour vos objets propres : projets sur mesure, adresses, versions de devis.
Zoho Books pour la facturation et la comptabilité, avec la TPS et la TVQ configurées correctement.
Zoho Projects pour les mandats, les phases, les budgets et les heures.
Zoho Sign pour faire signer soumissions et ententes à distance, sans impression ni numérisation.
Zoho Bookings pour que vos clients réservent eux-mêmes dans vos plages disponibles.
Zoho Campaigns et Zoho Forms pour l’infolettre, les relances saisonnières et la collecte d’information qui entre directement dans le CRM.
Zoho Inventory pour les stocks et les listes de prix, quand vous vendez un produit.

Nous ne proposons pas Zoho Creator. Et nous le disons avant le début du projet : Zoho FSM, l’application d’intervention terrain, n’est pas incluse dans Zoho One. Dans la très grande majorité des cas, nous obtenons le résultat avec les applications incluses.

Consultant Zoho ou agence web : la différence à Piedmont

Les agences web des Laurentides offrent souvent « l’implantation de CRM » en complément du site web et de la publicité. Elles font du bon travail de création. La différence tient à ce qui arrive après la livraison.

Une agence conçoit, livre, et passe au mandat suivant : c’est le modèle d’affaires normal du design et de la communication. Un opérateur reste dans le système. Nous ouvrons les mêmes écrans que vous et nous recevons le même avis quand une automatisation cesse de fonctionner. Quand vous appelez dans dix-huit mois parce que votre activité a changé et qu’il faut ajuster un processus, la personne au bout du fil sait déjà comment votre système est bâti : c’est elle qui l’a bâti.

Pour une très petite entreprise, il y a une troisième différence, celle du conseil. Une agence a intérêt à vous vendre un projet. Nous avons intérêt à ce que votre système soit simple, parce que c’est nous qui le maintiendrons. C’est pourquoi nous disons régulièrement à des clients qu’ils n’ont pas besoin de la moitié de ce qu’ils envisageaient.

Nos prix, publiés

Nous publions nos prix parce que c’est la première question que tout le monde se pose et qu’il n’y a aucune raison de la rendre inconfortable.

149 $ l’heure pour la consultation, la configuration, la formation et le soutien.
Licences Zoho One : 50 $ par utilisateur par mois pour l’ensemble de la suite.
Rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais, pour cadrer le besoin.
Plan écrit dans les 48 heures ouvrables, avec portée, échéancier et budget.

Pour un travailleur autonome ou une entreprise de deux ou trois personnes, un premier mandat se situe souvent entre 15 et 30 heures. Pour une PME de 5 à 15 employés, comptez de 25 à 60 heures selon les données à migrer et les processus à automatiser. Le plan écrit donne le chiffre pour votre cas, et nous ne commençons pas avant que vous l’ayez approuvé.

Comment se déroule un mandat

Nous travaillons en rencontres Zoom et par écrit. C’est un choix assumé, même si nous sommes à quelques minutes de Piedmont : la rencontre virtuelle se planifie dans la semaine plutôt que dans le mois, elle permet de partager les écrans du système au moment même où on en parle, et elle n’oblige personne à bloquer une demi-journée. Vous réservez vous-même le moment qui vous convient dans notre calendrier.

Chaque étape se termine par un écrit : ce qui a été configuré, ce qui reste à faire, ce qui attend une décision de votre part. Vous n’avez jamais à deviner où en est le projet.

Loi 25 et protection des renseignements

La Loi 25 s’applique à toute entreprise du Québec qui détient des renseignements personnels, peu importe sa taille. Un travailleur autonome avec une liste de clients y est assujetti autant qu’une entreprise de cent employés. Elle exige notamment de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, de tenir un registre des incidents de confidentialité, d’obtenir un consentement clair avant de recueillir certaines données et de pouvoir les détruire sur demande.

Pour une petite entreprise, la bonne nouvelle est que la conformité se construit presque gratuitement si on la prévoit au départ. Nous configurons les profils et les rôles dans Zoho, nous activons l’hébergement dans le centre de données canadien de Zoho, et nous documentons les durées de conservation. Un formulaire web avec une case de consentement claire et une liste d’infolettre dont on peut se désabonner règlent une bonne partie du reste.

Pourquoi Nuagix pour votre projet Zoho à Piedmont

Nos bureaux sont à Prévost, à quelques minutes de Piedmont : nous connaissons l’économie des Laurentides de l’intérieur.
Partenaire Zoho Premium depuis 2019, un statut qui ouvre un canal de soutien direct auprès de Zoho quand un problème dépasse la configuration.
Prix Sales Achievement aux Zoho Partner Awards 2024.
Plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.
Une équipe humaine d’adjointes virtuelles, Alter ego par Nuagix, fondée par Carole Tousignant, pour les entreprises qui ont besoin de bras en plus du système.
Conformité Loi 25 intégrée à la configuration plutôt qu’ajoutée après.

La prochaine étape

Si vous dirigez une entreprise à Piedmont ou dans les Pays-d’en-Haut et que l’administration vous prend vos soirées, la première étape ne coûte rien et prend 30 minutes. Réservez une rencontre Zoom avec André Martin au moment qui vous convient. Vous en sortirez avec un portrait clair de ce qui est faisable et de ce que ça coûte, que vous décidiez ou non d’aller plus loin.

Questions fréquentes

Nous fabriquons des armoires sur mesure. Chaque projet est unique. Zoho peut-il suivre ça?

Oui, et c’est un cas où le module personnalisé fait toute la différence. On crée un module pour les projets, relié au client et à l’adresse, avec les plans, les finis choisis, les quincailleries, les dates de prise de mesures, de fabrication et d’installation. La soumission se construit par version, parce qu’elle est toujours révisée deux ou trois fois, et le système sait laquelle est la plus récente. Au moment de la pose, l’installateur voit sur son téléphone ce qui a été vendu, avec les photos et les notes. Les retards causés par une mauvaise version de devis disparaissent.

Je suis travailleur autonome ou une équipe de deux. Zoho One est-il surdimensionné?

Non, et c’est un cas fréquent dans les Pays-d’en-Haut. À 50 $ par mois, vous obtenez le CRM, la facturation avec la TPS et la TVQ, la signature électronique, la prise de rendez-vous et l’infolettre. L’objectif n’est pas d’avoir un gros système : c’est que les soumissions, les factures et les relances cessent de dépendre de votre mémoire et de vos soirées. Le mandat typique est court, souvent une quinzaine d’heures, et porte sur deux ou trois automatisations bien choisies.

Notre activité est saisonnière. Est-ce que ça change quelque chose?

Ça change l’ordre des priorités et le moment de l’implantation. Une implantation demande à votre équipe du temps d’attention pour la formation et les ajustements des premières semaines, et ce temps n’existe pas en pleine pointe. Nous planifions donc le mandat hors saison, pour que le système soit rodé avant que la saison commence. Par ailleurs, nous configurons les formulaires et les réponses automatiques pour absorber la pointe, et les campagnes de Zoho Campaigns pour garder le contact pendant la période calme.

Pouvez-vous nommer des entreprises de Piedmont ou des Pays-d’en-Haut qui travaillent avec vous?

En rencontre Zoom, oui. Nous ne publions pas la liste de nos clients sur le site, par respect pour eux, mais André Martin peut vous nommer des références dont le secteur et la taille ressemblent aux vôtres, et vous mettre en contact lorsque le client y consent. Nos bureaux sont à Prévost, à quelques minutes de Piedmont : la région nous est familière.

Combien de temps avant que ce soit fonctionnel?

Pour une PME de 5 à 15 employés, Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines. Ce délai comprend la configuration, l’importation de vos données existantes, la formation de l’équipe et une période d’accompagnement pendant laquelle nous corrigeons ce qui ne colle pas à votre réalité. Pour un travailleur autonome ou une équipe de deux ou trois personnes, c’est plus court.