Consultant Zoho à Bromont

Nous ne sommes pas une agence web qui « fait aussi du CRM ». Nous sommes des techniciens informatiques qui opèrent Zoho One au quotidien. Pour une PME de Bromont, la différence est concrète : la personne qui configure votre système est celle qui le fera fonctionner, le corrigera et le fera évoluer dans deux ans. Nuagix est partenaire Zoho Premium depuis 2019 et cumule plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.

Le contexte d’affaires à Bromont

Bromont est une anomalie économique heureuse. Avec un peu plus de 11 000 habitants, la ville ne devrait pas, sur papier, abriter un pôle technologique. Elle en abrite un : le parc scientifique de Bromont et son écosystème de microélectronique et de fabrication de pointe font de cette petite municipalité de la Haute-Yamaska l’un des lieux les plus denses en ingénierie au Québec par habitant. À côté de cela, la montagne, l’hôtellerie, la restauration et les commerces touristiques vivent au rythme des saisons.

Cette double économie produit un tissu d’affaires particulier : des entreprises de services professionnels très spécialisées, souvent de 3 à 15 personnes, qui travaillent pour de gros donneurs d’ordres locaux ou pour des clients partout en Amérique du Nord. Un cabinet-conseil, une firme d’inspection technique, une entreprise de vision industrielle ou un fabricant de produits spécialisés à Bromont a une clientèle sophistiquée et un volume d’administration disproportionné par rapport à sa taille.

C’est exactement le profil pour lequel Zoho One a du sens. Ces entreprises n’ont ni service informatique ni service administratif : le propriétaire fait les soumissions le soir et la facturation la fin de semaine. Chaque heure récupérée sur l’administration est une heure facturable, et le calcul se fait très vite. L’autre réalité, c’est la saisonnalité de la partie touristique : un hôtelier ou un commerce de Bromont a besoin d’un système qui encaisse une pointe de novembre à mars sans que personne n’ajoute d’employé administratif.

Les secteurs de Bromont que nous connaissons

Les exemples qui suivent décrivent des types d’entreprises que nous servons réellement dans le secteur. Nous ne publions pas les noms de nos clients, mais nous pouvons vous nommer des références en rencontre Zoom.

Les firmes d’inspection, de thermographie et d’expertise technique

Une firme d’inspection vend des rapports. Son actif, ce sont des dossiers : un bâtiment, une date, un relevé, des photos, une conclusion, et parfois un litige trois ans plus tard. Le piège habituel est le disque réseau organisé par dossier de l’année, où retrouver l’inspection d’un immeuble précis prend vingt minutes. Nous construisons dans Zoho CRM un module pour les immeubles et un pour les interventions, reliés au client. Le relevé se saisit sur tablette dans Zoho Forms et crée l’intervention. Le rapport final se rattache au dossier. Trois ans plus tard, une recherche de dix secondes sort l’historique complet, avec les photos.

Les cabinets-conseils et les services professionnels spécialisés

Les cabinets de conseil en gestion, en ressources humaines ou en développement des compétences qu’on trouve à Bromont et aux alentours vendent du temps et de l’expertise. Leur problème n’est pas de trouver des clients, c’est de savoir si un mandat est rentable avant qu’il soit terminé. Nous relions Zoho Projects et Zoho Books : les heures saisies dans le mandat alimentent la facturation, et le propriétaire voit en cours de route l’écart entre les heures vendues et les heures faites. Pour un organisme de développement de main-d’œuvre ou un comité sectoriel, on ajoute le suivi des participants et des cohortes, avec les redditions de comptes qui viennent avec.

La fabrication spécialisée et les produits de niche

Un fabricant de produits spécialisés, qu’il s’agisse de produits naturels, de cosmétiques ou d’équipements techniques, vend à la fois en gros et au détail. Les deux canaux ont des prix différents, des conditions de paiement différentes et parfois des stocks différents. Zoho Inventory gère les listes de prix par type de client et les niveaux de stock par entrepôt, et se branche sur Zoho Books pour la facturation et sur Zoho CRM pour les distributeurs. Le gain le plus net se trouve dans les commandes récurrentes des revendeurs : ce qui se faisait par courriel et par mémoire devient une commande traçable.

L’hôtellerie, la restauration et les commerces de la montagne

Les commerces touristiques de Bromont ont une relation client que l’industrie hôtelière appelle à juste titre un actif. Zoho CRM et Zoho Campaigns permettent de segmenter cette clientèle, par exemple les visiteurs de l’hiver qui ne reviennent pas l’été, et de leur écrire au moment utile sans acheter d’outil de marketing séparé. Pour les entreprises de services liées à l’immobilier de villégiature, par exemple la gestion locative ou l’entretien de propriétés, on construit le suivi des propriétés gérées, des contrats et des interventions dans le même système que la facturation.

À quoi ressemble un mandat à Bromont

Un mandat commence par une rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais. Nous n’y faisons pas de présentation : nous regardons comment l’information circule chez vous aujourd’hui, du moment où un client vous écrit jusqu’au moment où la facture est payée. Ce trajet révèle presque toujours deux ou trois endroits où le même renseignement est saisi deux fois.

Dans les 48 heures ouvrables, vous recevez un plan écrit avec la portée, les applications visées, l’échéancier et le budget. Vous décidez à partir de ce document. S’il ne vous convient pas, vous ne devez rien.

Pour une entreprise de 3 à 10 personnes comme on en trouve beaucoup à Bromont, un premier mandat se concentre souvent sur un seul objectif mesurable : arrêter la double saisie entre les soumissions et la facturation, ou cesser de perdre des heures facturables. Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines pour une PME de 5 à 15 employés, et plus rapidement encore pour une plus petite équipe.

Les applications que nous déployons à Bromont

Zoho One réunit une cinquantaine d’applications sous une seule licence. Nous n’en déployons jamais cinquante, seulement celles qui répondent à un besoin nommé.

Zoho CRM pour les clients, les occasions d’affaires et les soumissions, avec des modules personnalisés pour vos objets propres : immeubles, équipements, interventions, mandats.
Zoho Books pour la facturation et la comptabilité, avec la TPS et la TVQ et les devises multiples.
Zoho Projects pour les mandats, les phases et les heures travaillées.
Zoho Desk pour le service à la clientèle et le suivi des demandes.
Zoho Forms pour la saisie sur le terrain, qui crée directement le dossier dans le système.
Zoho Sign pour faire signer soumissions et contrats sans impression.
Zoho Campaigns pour l’infolettre et la relance de la clientèle existante.

Nous ne proposons pas Zoho Creator. Et nous le disons avant le début du projet : Zoho FSM n’est pas incluse dans Zoho One. Pour la très grande majorité des besoins d’intervention terrain, nous obtenons le résultat avec les applications incluses.

Consultant Zoho ou agence web : la différence à Bromont

Les agences web de l’Estrie et de la Montérégie offrent souvent « l’implantation de CRM » à côté du site web et de la publicité. Elles font du bon travail de création. La différence apparaît après la livraison.

Une agence conçoit, livre, et passe au mandat suivant : c’est le modèle normal du design. Un opérateur reste dans le système. Nous ouvrons les mêmes écrans que vous et nous recevons le même avis quand une automatisation tombe en panne. Quand vous appelez dans dix-huit mois parce qu’un employé arrive et qu’il faut lui créer un profil, la personne au bout du fil sait déjà comment votre système est bâti : c’est elle qui l’a bâti.

La deuxième différence est technique. La valeur de Zoho One se trouve dans les liens entre les applications, et ces liens exigent de comprendre la comptabilité, les taxes québécoises, les droits d’accès et la circulation réelle des documents, pas seulement l’interface du CRM. Un CRM branché de travers sur la facturation crée plus de travail qu’il n’en enlève.

Nos prix, publiés

149 $ l’heure pour la consultation, la configuration, la formation et le soutien.
Licences Zoho One : 50 $ par utilisateur par mois pour l’ensemble de la suite.
Rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais, pour cadrer le besoin.
Plan écrit dans les 48 heures ouvrables, avec portée, échéancier et budget.

Pour une équipe de 3 à 8 personnes, un premier mandat se situe souvent entre 20 et 45 heures selon les données à migrer et le nombre de processus à automatiser. Le plan écrit donne le chiffre pour votre cas, et nous ne commençons pas avant votre approbation.

Comment se déroule un mandat

Nous travaillons en rencontres Zoom et par écrit. C’est un choix assumé : la rencontre virtuelle se planifie dans la semaine plutôt que dans le mois, elle permet de partager les écrans du système au moment où on en parle, et elle évite à tout le monde le trajet vers Bromont ou vers Prévost. Vous réservez vous-même le moment qui vous convient.

Chaque étape se termine par un écrit : ce qui est configuré, ce qui reste, ce qui attend une décision de votre part. Vous ne devinez jamais où en est le projet.

Loi 25 et protection des renseignements

La Loi 25 s’applique à toute entreprise du Québec qui détient des renseignements personnels, donc à votre liste de clients et aux dossiers de vos employés. Elle demande de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, de tenir un registre des incidents, d’obtenir un consentement clair et de pouvoir détruire des données sur demande.

Un CRM mal configuré est un passif à cet égard : tout le monde voit tout et rien n’est journalisé. Nous configurons les profils et les rôles pour que chacun voie ce dont il a besoin, nous activons l’hébergement dans le centre de données canadien de Zoho, et nous documentons les durées de conservation. Pour une firme d’inspection ou d’expertise qui conserve des dossiers pendant des années, cette documentation a une valeur pratique au-delà de la conformité.

Pourquoi Nuagix pour votre projet Zoho à Bromont

Partenaire Zoho Premium depuis 2019, ce qui ouvre un canal de soutien direct auprès de Zoho quand un problème dépasse la configuration.
Prix Sales Achievement aux Zoho Partner Awards 2024.
Plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.
Une équipe humaine d’adjointes virtuelles, Alter ego par Nuagix, fondée par Carole Tousignant.
Des techniciens informatiques, pas une agence de création : nous opérons Zoho One pour nos propres opérations tous les jours.
Conformité Loi 25 intégrée à la configuration plutôt qu’ajoutée après.

La prochaine étape

Si vous dirigez une entreprise à Bromont ou dans la Haute-Yamaska et que votre administration vous mange vos soirées, la première étape ne coûte rien et prend 30 minutes. Réservez une rencontre Zoom avec André Martin au moment qui vous convient. Vous en sortirez avec un portrait clair de ce qui est faisable et de ce que ça coûte.

Questions fréquentes

Nous sommes une petite équipe de 4 personnes à Bromont. Zoho One est-il surdimensionné pour nous?

Non, et c’est souvent l’inverse qui pose problème. Une équipe de 4 personnes paie 200 $ par mois en licences et obtient le CRM, la facturation, le service à la clientèle, la signature électronique et la gestion de projets. Le même ensemble acheté en logiciels séparés coûte généralement plus cher et ne se parle pas. Le vrai enjeu avec une petite équipe n’est pas le prix, c’est la discipline de configuration : il faut installer peu de choses, bien, et résister à la tentation d’activer vingt applications. C’est précisément ce que nous faisons.

Nos clients sont en partie à l’extérieur du Québec et nous facturons en dollars américains. Zoho Books gère-t-il ça?

Oui. Zoho Books gère les devises multiples, avec un taux de change par facture et la conversion automatique vers votre devise de base pour les états financiers. Nous configurons les taxes de façon à ce qu’une vente hors Québec ne porte pas la TPS et la TVQ par erreur, et à ce qu’une vente au Québec les porte toujours. C’est une des erreurs de configuration les plus fréquentes et les plus coûteuses que nous corrigeons chez des entreprises qui se sont installées seules.

Nous faisons de l’inspection et de la thermographie : chaque intervention produit un rapport avec des photos. Est-ce que ça entre dans Zoho?

Oui. Le rapport et ses pièces jointes se rattachent au dossier du client et de l’immeuble, et restent accessibles des années plus tard sans avoir à fouiller un disque réseau. Nous créons des modules personnalisés pour les objets qui ne sont ni un client ni une facture, par exemple un bâtiment, un équipement ou une intervention, avec leurs propres champs. Zoho Forms permet de saisir le relevé sur le terrain depuis une tablette, et le formulaire rempli crée l’intervention dans le système. À noter : Zoho FSM, l’application dédiée aux interventions terrain, n’est pas incluse dans Zoho One. Nous atteignons le même résultat avec les applications incluses dans la grande majorité des cas, et nous vous le dirons franchement si votre besoin exige la licence distincte.

Pouvez-vous nommer des entreprises de Bromont ou de la Haute-Yamaska qui travaillent avec vous?

En rencontre Zoom, oui. Nous ne publions pas la liste de nos clients, mais André Martin peut vous nommer des références dont la situation ressemble à la vôtre et vous mettre en contact lorsque le client y consent. Parler à quelqu’un qui a vécu le même projet vaut mieux qu’une page de logos.

Nous avons déjà essayé un CRM et l’équipe ne l’a pas adopté. Qu’est-ce qui serait différent?

Dans presque tous les cas que nous voyons, l’abandon vient de deux causes. La première : on a demandé à l’équipe de saisir des informations qui ne leur servaient pas à eux, seulement au propriétaire. La seconde : la formation a eu lieu une fois, avant que le système soit vraiment prêt, et personne n’était là la semaine où les vraies questions sont arrivées. Nous construisons le système pour que la saisie fasse gagner du temps à celui qui saisit, et nous restons disponibles pendant la période d’adoption. Si un champ ne sert à personne, nous l’enlevons.