Consultant Zoho à Saint-Jean-sur-Richelieu

Nous ne sommes pas une agence web qui « fait aussi du CRM ». Nous sommes des techniciens informatiques qui opèrent Zoho One au quotidien. Pour une PME de Saint-Jean-sur-Richelieu, la différence est concrète : la personne qui configure votre système est celle qui le fera fonctionner, le corrigera et le fera évoluer dans deux ans. Nuagix est partenaire Zoho Premium depuis 2019 et cumule plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.

Le contexte d’affaires à Saint-Jean-sur-Richelieu

Saint-Jean-sur-Richelieu compte environ 100 000 habitants et constitue le pôle économique du Haut-Richelieu. C’est l’une des plus grandes villes de la Montérégie, et sa structure économique ne ressemble pas à celle d’une banlieue de Montréal : c’est une ville de production. On y trouve de la fabrication métallique, des plastiques et composites, de l’agroalimentaire nourri par la plaine du Richelieu, et un tissu dense de distributeurs et de transporteurs qui tirent parti de l’autoroute 35 et de la proximité du poste frontalier de Lacolle.

Cette position géographique change la nature des projets. Une entreprise de Saint-Jean-sur-Richelieu vend rarement seulement dans sa ville : elle vend à Montréal, en Ontario, souvent aux États-Unis. Ses soumissions se chiffrent dans deux devises, ses délais dépendent de fournisseurs qui ne sont pas dans la même province, et son cycle de vente dure des semaines plutôt que des minutes. Les outils qui conviennent à un commerce de détail de quartier ne suffisent pas ici. Il faut un système qui garde la trace d’une occasion d’affaires pendant six mois, qui sait que la soumission numéro 3 a remplacé la numéro 2, et qui ne perd pas le fil quand le représentant change.

L’autre réalité de la ville, c’est la présence d’un bassin de main-d’œuvre formé localement, avec le Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu et le Collège militaire royal, et une culture d’affaires où l’on se connaît. Les entreprises d’ici se recommandent entre elles. Cela signifie aussi que la réputation d’un fournisseur de services informatiques se construit ou se défait vite, et c’est une des raisons pour lesquelles nous travaillons sans contrat d’engagement long : vous restez parce que le système fonctionne.

Les secteurs de Saint-Jean-sur-Richelieu que nous connaissons

Les exemples qui suivent décrivent des types d’entreprises que nous servons réellement dans le secteur. Nous ne publions pas les noms de nos clients, mais nous pouvons vous nommer des références en rencontre Zoom.

La fabrication métallique et la ventilation industrielle

Un atelier de fabrication métallique vit de soumissions. Chaque projet est unique, chaque prix est calculé à partir d’un dessin, d’un métrage et d’un prix de matière qui bouge. Le problème classique n’est pas de produire la soumission, c’est de savoir ce qu’elle est devenue. Dans Zoho CRM, nous construisons le pipeline autour des versions de soumission : qui l’a demandée, quelle révision est la plus récente, quelle marge elle contient, et à quelle date elle devient caduque. Quand elle est acceptée, elle devient une commande dans Zoho Books ou dans Zoho Inventory sans que personne ne retape les lignes. Les ateliers que nous accompagnons dans ce domaine gagnent surtout du temps sur les relances : le système sait qu’une soumission de 40 000 $ envoyée il y a douze jours n’a pas eu de réponse et le dit au bon moment.

L’agroalimentaire et les entreprises agricoles

La plaine du Richelieu amène des entreprises dont le cycle est dicté par les saisons et par la traçabilité. Un producteur, un transformateur ou une entreprise d’élevage et de génétique animale a besoin de garder un historique complet par lot, par animal ou par livraison, avec les documents qui vont avec. Zoho CRM accepte des modules personnalisés : au lieu de forcer vos réalités dans un champ « note », on crée les objets dont vous avez besoin, avec leurs propres champs et leurs propres listes. Les pièces justificatives se rattachent au dossier au moment où elles arrivent, avec leur date, ce qui change radicalement le temps nécessaire pour répondre à une demande d’un acheteur ou d’un organisme de contrôle.

La distribution, l’équipement et le service après-vente

Les distributeurs de véhicules, de machinerie et d’équipements pour municipalités et industries ont un problème particulier : la vente n’est que le début. Après vient l’entretien, la pièce de rechange, la garantie, l’appel du client dont l’équipement est immobilisé. Nous relions Zoho CRM et Zoho Desk pour que l’historique de l’appareil vendu suive le client : quand il téléphone, l’agent voit immédiatement quel modèle il possède, depuis quand, ce qui a déjà été réparé et si la garantie court toujours. Les municipalités, elles, exigent des soumissions conformes et une trace des communications. Le système la produit tout seul.

Le marketing, le design et les services professionnels

Saint-Jean-sur-Richelieu compte plusieurs agences de marketing de contenu, de visibilité numérique, d’affichage et de signalisation, et des entreprises de décoration et de design d’intérieur. Leur contrainte est la même : des mandats multiples, facturés à l’heure ou au forfait, menés par une petite équipe. Pour elles, le cœur du système n’est pas le CRM mais la chaîne complète, de la proposition acceptée jusqu’à la facture envoyée. Nous déployons Zoho Projects pour les mandats et les heures, relié à Zoho Books pour la facturation, afin que les heures saisies dans un projet se transforment en facture sans double saisie. C’est le type de mandat où l’on voit le plus vite la différence : les heures non facturées cessent de disparaître.

À quoi ressemble un mandat à Saint-Jean-sur-Richelieu

Un mandat typique commence par une rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais, où nous regardons comment l’information circule chez vous aujourd’hui. Pas la liste des logiciels : le trajet réel d’une demande, depuis le moment où le téléphone sonne ou le formulaire est rempli jusqu’au moment où la facture est payée. C’est dans ce trajet que se cachent les pertes de temps, et c’est là qu’on trouve ce qui vaut la peine d’être automatisé.

Dans les 48 heures ouvrables, vous recevez un plan écrit : la portée du projet, les applications visées, l’échéancier par étape et le budget. Ce plan est le document avec lequel vous décidez. S’il ne vous convient pas, vous ne devez rien. S’il vous convient, il devient le cahier des charges du mandat et nous commençons par la phase qui vous rend service le plus vite, pas par la plus spectaculaire.

Ensuite viennent la configuration, l’importation de vos données existantes, la formation et une période d’accompagnement. Cette dernière partie est souvent celle qui manque ailleurs : les deux ou trois semaines pendant lesquelles on ajuste ce qui ne colle pas, parce qu’aucun système ne tombe parfaitement juste du premier coup. Pour une PME de 5 à 15 employés, Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines.

Les applications que nous déployons à Saint-Jean-sur-Richelieu

Zoho One réunit une cinquantaine d’applications sous une seule licence. Nous n’en déployons jamais cinquante. Nous en déployons celles qui répondent à un besoin nommé, et nous laissons les autres éteintes jusqu’au jour où elles servent.

Zoho CRM pour les clients, les occasions d’affaires et les soumissions, avec un pipeline bâti sur votre cycle de vente réel.
Zoho Books pour la facturation et la comptabilité, avec la TPS et la TVQ configurées correctement et les devises multiples quand vous vendez à l’extérieur du Québec.
Zoho Desk pour le service à la clientèle, l’après-vente et le suivi des garanties.
Zoho Projects pour la gestion des mandats, des phases et des heures travaillées.
Zoho Inventory pour les stocks, les entrepôts et les expéditions.
Zoho Campaigns et Zoho Forms pour l’infolettre, les campagnes et la collecte d’information qui entre directement dans le CRM.
Zoho Sign pour faire signer les soumissions et les contrats sans impression ni numérisation.

Nous ne proposons pas Zoho Creator. Et nous le disons franchement : Zoho FSM, l’application de gestion des interventions sur le terrain, n’est pas incluse dans Zoho One. Si votre besoin l’exige vraiment, c’est une licence distincte à budgéter, et nous vous le dirons avant le début du projet plutôt qu’au milieu.

Consultant Zoho ou agence web : la différence à Saint-Jean-sur-Richelieu

Plusieurs agences web de la Montérégie offrent « l’implantation de CRM » en complément de leurs services de site web et de publicité. Ce n’est pas une critique de leur travail : une bonne agence web fait du bon travail d’agence web. Mais la différence tient à ce qui arrive après la livraison.

Une agence conçoit, livre et passe au projet suivant. C’est le modèle d’affaires normal du design et de la communication. Un opérateur, lui, reste dans le système : nous ouvrons les mêmes écrans que vous, nous voyons passer les mêmes erreurs d’intégration, nous recevons le même courriel quand une automatisation cesse de fonctionner. Quand vous nous appelez dans dix-huit mois parce qu’un nouveau vendeur arrive et qu’il faut lui créer un profil et des règles de visibilité, la personne au bout du fil sait déjà comment votre système est construit, parce que c’est elle qui l’a construit.

La seconde différence est la portée. Un CRM mal branché sur la facturation crée plus de travail qu’il n’en enlève, parce que l’information existe désormais à deux endroits sans se parler. La valeur de Zoho One est justement dans les liens entre les applications, et ces liens exigent de comprendre la comptabilité, les taxes, les droits d’accès et la circulation réelle des documents, pas seulement l’interface du CRM.

Nos prix, publiés

Nous publions nos prix parce que c’est la première question que tout le monde se pose et qu’il n’y a aucune raison de la rendre inconfortable.

149 $ l’heure pour les services de consultation, de configuration, de formation et de soutien.
Licences Zoho One : 50 $ par utilisateur par mois, pour l’accès à l’ensemble de la suite.
Rencontre Zoom de 30 minutes, sans frais, pour cadrer le besoin.
Plan écrit dans les 48 heures ouvrables, avec la portée, l’échéancier et le budget.

Un mandat d’implantation de Zoho CRM pour une PME de 5 à 15 employés se situe généralement entre 25 et 60 heures selon la complexité des données à migrer et le nombre de processus à automatiser. Le plan écrit vous donne le chiffre pour votre cas, et nous ne commençons pas avant que vous l’ayez approuvé.

Comment se déroule un mandat

Nous travaillons en rencontres Zoom et par écrit. C’est un choix assumé : la rencontre virtuelle se planifie dans la semaine plutôt que dans le mois, elle s’enregistre quand c’est utile, elle permet de partager les écrans du système au moment même où on en parle, et elle n’oblige personne à perdre deux heures sur l’autoroute 35 à l’heure de pointe. Vous réservez vous-même le moment qui vous convient dans notre calendrier.

Chaque étape se termine par un écrit : ce qui a été configuré, ce qui reste à faire, et ce qui est en attente d’une décision de votre part. Vous n’avez jamais à deviner où en est le projet.

Loi 25 et protection des renseignements

La Loi 25 s’applique à toute entreprise du Québec qui détient des renseignements personnels, ce qui inclut la liste de vos clients et les dossiers de vos employés. Elle exige notamment de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, de tenir un registre des incidents de confidentialité, d’obtenir un consentement clair avant de recueillir certaines données et de pouvoir les détruire sur demande.

Un CRM mal configuré est un passif à cet égard : tout le monde voit tout, rien n’est journalisé, et personne ne sait combien de temps les données sont conservées. Nous configurons les profils et les rôles dans Zoho pour que chaque personne voie ce dont elle a besoin, nous activons l’hébergement dans le centre de données canadien de Zoho, et nous documentons les durées de conservation. Ce n’est pas un module à acheter, c’est une manière de construire le système dès le départ.

Pourquoi Nuagix pour votre projet Zoho à Saint-Jean-sur-Richelieu

Partenaire Zoho Premium depuis 2019, un statut qui ouvre un canal de soutien direct auprès de Zoho lorsqu’un problème dépasse la configuration.
Prix Sales Achievement aux Zoho Partner Awards 2024.
Plus de 350 implantations et plus de 250 optimisations de clients existants.
Une équipe humaine d’adjointes virtuelles, Alter ego par Nuagix, fondée par Carole Tousignant, pour les entreprises qui ont besoin de bras en plus du système.
Des techniciens informatiques, pas une agence de création : nous opérons Zoho One tous les jours pour nos propres opérations.
Conformité Loi 25 intégrée à la configuration plutôt qu’ajoutée après.

La prochaine étape

Si vous dirigez une PME à Saint-Jean-sur-Richelieu ou dans le Haut-Richelieu et que votre information est éparpillée entre des chiffriers, une boîte de courriels et un logiciel qui ne parle à rien, la première étape ne coûte rien et prend 30 minutes. Réservez une rencontre Zoom avec André Martin au moment qui vous convient. Vous en sortirez avec un portrait clair de ce qui est faisable et de ce que ça coûte, que vous décidiez ou non d’aller plus loin.

Questions fréquentes

Nous sommes un manufacturier de Saint-Jean-sur-Richelieu avec un système de production déjà en place. Faut-il le remplacer pour aller vers Zoho?

Non, et c’est rarement souhaitable. Un système de production ou un logiciel de gestion d’atelier qui fonctionne n’a pas à être remplacé parce qu’on ajoute Zoho. Ce que nous faisons dans ce cas, c’est brancher Zoho CRM en amont, du côté des soumissions, des clients et du suivi commercial, et laisser la production là où elle est. Les deux systèmes échangent les informations qui doivent circuler, soit la commande confirmée dans un sens et l’état d’avancement dans l’autre. Nous commençons toujours par comprendre ce que votre système actuel fait bien avant de proposer quoi que ce soit.

Nos vendeurs sont sur la route entre Saint-Jean-sur-Richelieu, la frontière et Montréal. Est-ce que Zoho fonctionne vraiment en déplacement?

Oui, et c’est souvent le premier gain visible. Zoho CRM a une application mobile complète : la fiche du client, l’historique des échanges, les soumissions en cours et la prise de notes sont accessibles du stationnement avant d’entrer chez le client. Un représentant peut enregistrer sa visite, déclencher un suivi et faire approuver une soumission sans attendre d’être revenu au bureau. Nous configurons les écrans mobiles pour qu’ils affichent les cinq ou six champs qui comptent sur la route, pas les quarante du bureau.

Combien de temps avant que ce soit fonctionnel?

Pour une PME de 5 à 15 employés, Zoho CRM est en production en 3 à 5 semaines. Ce délai comprend la configuration, l’importation de vos données existantes, la formation de l’équipe et une période d’accompagnement pendant laquelle nous corrigeons ce qui ne colle pas à votre réalité. Les projets qui touchent plusieurs applications, par exemple le CRM, la facturation et le service à la clientèle ensemble, se déroulent par phases, et la première phase respecte le même ordre de grandeur.

Pouvez-vous nommer des entreprises de la région qui utilisent Zoho avec vous?

En rencontre Zoom, oui. Nous ne publions pas la liste de nos clients sur le site, par respect pour eux, mais André Martin peut vous nommer des références comparables à votre situation et à votre secteur, et vous mettre en contact lorsque le client accepte. C’est généralement plus utile qu’un logo dans une page : vous parlez à quelqu’un qui a vécu le même type de projet.

Nous avons des données sur des clients et des fournisseurs des deux côtés de la frontière. Est-ce un problème pour la Loi 25?

Ce n’est pas un problème, mais ça demande d’être traité explicitement. Zoho permet d’héberger les données dans son centre de données canadien, ce que nous activons par défaut pour nos clients québécois. Pour les échanges transfrontaliers, la Loi 25 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Nous documentons où vivent vos données, qui y a accès et pendant combien de temps elles sont conservées, et nous configurons les droits d’accès en conséquence.